Majoritatea oamenilor sau companiilor, probabil ca nu se gandesc la digitalizarea documentelor deja existente dar realitatea este ca fisierele pentru angajati si alte documente importante, fac subiectul auditului regulat din partea autoritatilor fiscale, controalelor si a perioadelor specifice de retentie din partea contabililor sau altor institutii, etc.
De aceea, a te baza pe un fisier digital, in loc de unul de hartie iti poate scuti o gramada de timp cu cautarea acestuia, cu trimiterea lui in locul unde este cerut, etc.
Prima cauza cu care departamentele HR se confrunta, este inabilitatea de a se sincroniza cu organizatia. In mod tipic, acest tip de departament trebuie sa “faca mai mult, cu mai putine mijloace” , de aceea este foarte important cum isi organizeaza timpul, echipa ta.
Un angajat tipic dupa anumite studii, isi petrece cel putin 51 de minute in timpul programului, cautand acte de hartie, fisiere si e-mailuri.
Mai mult de 4 ore pe saptamana si deci peste 10% din timpul alocat lucrului este de fapt atribuit cautarii de documente. Imaginati-va cum ar fi sa dispuneti de tot acest timp pentru altceva.
Ati putea in acest mod sa duceti la capat mai multe proiecte sau sa incepeti altele noi, pot aparea noi oportunitati pe care probabil nu le-ati accesat tocmai din lipsa de timp, etc.
Ce-ar fi daca ai putea sa-ti gasesti toate documentele in mai putin de 30 de secunde? Imagineaza-ti ca ai avea la dispozitie toate documentele critice pentru business-ul tau in mai putin de 30 de secunde, ramanandu-ti mai mult timp pentru efectuarea altor taskuri.
Cele mai bune servicii arhivare sunt la Arhivatorul.ro.
Unde sunt documentele?
Un motiv demn de luat in seama, este faptul ca documentele sunt geografic dispersate. Nu te gandi ca asta nu se aplica si pentru compania ta, deoarece dispersarea geografica poate insemna state sau tari diferite, orase sau chiar etaje intr-o cladire.
De aceea documentele ar trebui sa fie centralizate, pentru accesul lejer al acestora, din orice loc si in orice moment. Mai mult decat atat, este recomandat ca documentele sa fie in format electronic. Imagineaza-ti un angajat nevoit sa strabata toate etajele unei cladiri ale companiei unde lucreaza (uneori si de cateva ori pe zi) doar pentru a cere sau pentru a accesa niste documente din alt birou.
Cum ajunge el din punctul A in punctul B? Cat timp ii ia pentru acest lucru? Cat timp ii ia sa gaseasca documentele prin maldarul de documente de la fata locului? Biroul respectiv pastreaza copii ale acestor documente? Cat timp dureaza pana sunt completate anumite acte? etc.
Provocarile de acest gen pot continua la nesfarsit, de aceea arhivarea digitala a fisierelor unei companii si centralizarea acestora sunt recomandate, pentru ca diferitele categorii sa poata avea acces la aceste fisiere oricand au nevoie, fara a fi nevoie de deplasari inutile si de un timp de asteptare indelungat.
Un alt lucru nefericit ce poate fi evitat prin arhivarea electronica, este incurcarea hartiilor intre anumite departamente sau si mai grav, pierderea acestora in cazul in care nu exista copii.
